Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen

Definisi SIM:

Sistem Manusia-Mesin yang terpadu, guna menyediakan informasi yang mendukung proses, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

Komponen Pembangun SIM:

§  Hardware,

Digunakan untuk melaksanakan kegiatan Input à Proses à Output

§  Software,

Program Komputer yang dijalankan pada hardware

-       Systems Software

-       Applications Software

§  Database,

Software aplikasi khusus yang dibangun untuk mengorganisasikan data dan informasi pada proses operasi suatu organisasi

§  Infrastructure,

Peralatan yang digunakan untuk menghubungkan perangkat keras yang terpisah, seperti :

-       peralatan telekomunikasi

-       jaringan (network)

-       Internet

§  People (Manusia) à User

§  Prosedur,

Aturan untuk  mengembangkan dan menggunakan sistem informasi

§  Model,

Abtraksi dari kenyataan. Semua model didasarkan pada asumsi. Seperti: kondisi pasar dan legal restriction. Asumsi harus bersifat konsisten.

Jenis-jenis Model:

1. Model Naratif, seperti : gambaran verbal dari karakteristik model, tujuan, sumber daya, Feature
2. Model Fisik, seperti : prototipe, contoh (tiruan)
3. Model Skematik, Seperti : graph dan flowcharts, Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD)
4. model matematik, seperti : persamaan dan relasi

Tipe Sistem Informasi

Þ   Executive Support Systems (ESS) } Level Strategis

Þ   Management Information System (MIS)

Þ   Decision Support System (DSS)

Þ   Knowledge Work Stations (KWS) 

Þ   Office Automation Systems (OAS)

Þ   Transaction Processing Systems (TPS) } Level Operasional

Empat Tipe Sistem Informasi (SI) berdasarkan Tingkatan Manajemennya:

1.    Level Operasional

à Membantu manajer operasional dalam memantau kegiatan atau transaksi rutin harian dalam organisasi.

Contoh SI pada Level ini :

a.    Transaction Processing Systems (TPS) / Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem terkomputerisasi yang menjalankan dan menyimpan data transaksi rutin harian yang diperlukan untuk kelangsungan organisasi.

-	INPUT	:	Transaksi, Kegiatan
-	PROSES	:	Meng-Update (memperbaharui)
-	OUTPUT	:	Laporan rinci
-	USER	:	Staf Operasional, Supervisor
-	PENGAMBILAN KEPUTUSAN	:	Sangat terstruktur
-	CONTOH	:	Sistem Penggajian

2.   Level Knowledge (Pengetahuan)

à membantu knowledge dan data worker dalam merancang produk, mendistribusikan informasi dan pembuatan dokumen dalam suatu organisasi

Contoh SI pada Level ini :

a.    Office Automation System (OAS) / Sistem Otomatisasi Perkantoran

Sistem Komputer seperti word processing , sistem e-mail dan sistem penjadwalan yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas karyawan khususnya data worker di perusahaan tersebut.

-	INPUT	:	Dokumen, Jadwal
-	PROSES	:	Manajemen dokumen, penjadwalan dan komunikasi
-	OUTPUT	:	Dokumen, Jadwal
-	USER	:	Clerical Workers (Pegawai, Sekretaris)
-	PENGAMBILAN KEPUTUSAN	:	Terstruktur
-	CONTOH	:	Sistem Image Dokumen (membuat presentasi)

b.    Knowledge Work System

Sistem Informasi yang dapat membantu meningkatkan kreativitas karyawan serta mampu mengintegrasikan pengetahuan baru dalam organisasi.

-	INPUT	:	Spesifikasi rancangan
-	PROSES	:	Pemodelan
-	OUTPUT	:	Rancangan, grafik
-	USER	:	Technical staff, professional
-	PENGAMBILAN KEPUTUSAN	:	Terstruktur
-	CONTOH	:	Engineering workstation (CAD, CAM)

3.   Level Manajemen

à Membantu kegiatan pemantauan, pengawasan, pengambilan keputusan dan kegiatan administrative dari middle manager

Contoh SI pada Level ini :

a.    Decision Support System (DSS) / Sistem Pendukung Keputusan

Sistem Informasi pada level manajemen yang menggabungkan antara data dan model analisis mutakhir atau peralatan untuk menganalisis data yang mendukung proses pengambilan keputusan semi-terstruktur maupun tidak terstruktur.

-	INPUT	:	Data bervolume rendah
-	PROSES	:	Simulasi, analisis
-	OUTPUT	:	Analisis keputusan
-	USER	:	Staf manajer, profesional
-	PENGAMBILAN KEPUTUSAN	:	Semi-terstruktur
-	CONTOH	:	Analisis wilayah penjualan

b.    Manajemen Information System (MIS)/ Sistem Informasi Manajemen

Sistem manusia-mesin yang terpadu Sistem Manusia-Mesin yang terpadu, guna menyediakan informasi yang mendukung proses, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

-	INPUT	:	Data bervolume tinggi
-	PROSES	:	Model sederhana
-	OUTPUT	:	Laporan ringkas
-	USER	:	Middle managers
-	PENGAMBILAN KEPUTUSAN	:	Terstruktur yang mengarah pada semi-terstruktur
-	CONTOH	:	Membuat anggaran tahunan

Beda MIS dan DSS :

DSS	MIS
1.        DSS menawarkan fleksibilitas,  adaptabilitas dan respon yang cepat	1.        Mendukung pengambilan keputusan yang bersifat terstruktur pada level operasional dan manajemen
2. DSS dapat bekerja dengan hanya mengandalkan sedikit bantuan bahkan tanpa bantuan seorang programmer	2. umumnya MIS berorientasi pada laporan dan pengawasan. MIS didesain untuk membantu membuat laporan kegiatan yang ada serta menyediakan pengawasan harian terhadap kegiatan tersebut.
3. DSS menyediakan bantuan untuk pengambilan keputusan dan masalah yang jalan keluarnya tidak dapat di spesifikasi	3.        MIS bergantung pada data gabungan dan alur data 4. MIS tidak terlalu memiliki kemampuan analisis
4. DSS menggunakan peralatan dan model analisis data yang mutakhir.	5. umumnya digunakan untuk mengambil keputusan dengan menggunakan data lampau dan kini
	6. relatif tidak fleksibel dan lebih memiliki orientasi internal daripada eksternal

4.   Level Strategik

à Membantu perencanaan kegiatan jangka panjang dari senior managers

Contoh SI pada Level ini :

a.    Executive Support Systems (ESS) / Sistem Pendukung Eksekutif

Sistem informasi yang mengarah pada pengambilan keputusan yang tidak terstruktur melalui tampilan grafik dan komunikasi.

-	INPUT	:	Data menyeluruh, internal dan eksternal
-	PROSES	:	Interaktif
-	OUTPUT	:	Proyeksi
-	USER	:	Senior managers
-	PENGAMBILAN KEPUTUSAN	:	Sangat tidak terstruktur
-	CONTOH	:	Rencana operasional 5 tahun

Klasifikasi Sistem Informasi Berdasarkan Area Fungsional / Fungsi Organisasi :

-       Sistem Informasi Akuntansi

-       Sistem Informasi Manufaktur (Produksi dan Operasi)

-       Sistem Informasi Pemasaran dan Penjualan

-       Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Þ   Sistem Akuntansi & Keuangan

Sistem yang menjaga arus dana dan aset finansial dari perusahaan

CONTOH
Sistem	Deskripsi	Level Organisasi
Anggaran penerimaan	Mencatat  penerimaan perusahaan	Operasional
Analisis Portfolio	Merancang portfolio investasi dari perusahaan	Knowledge
Penganggaran	Mempersiapkan anggaran jangka pendek	Manajemen
Perencanaan keuntungan	Merencanakan keuntungan jangka panjang	stratejik

Þ   Sistem Produksi dan Operasi / Manufaktur

Sistem yang berhubungan dengan perencanaan, pengembangan dan proses produksi dari produk & layanan serta pengawasan arus produksi.

CONTOH
Sistem	Deskripsi	Level Organisasi
Pengawasan mesin/alat	Mengawasi kegiatan mesin dan alat produksi	Operasional
Computer Aided Design (CAD)	Merancang produk baru menggunakan komputer	Knowledge
Perencanaan Produksi	Memutuskan kapan dan berapa banyak produk yang harus diproduksi	Manajemen
Penempatan Fasilitas	Memutuskan di mana akan diletakkan fasilitas produksi	stratejik

Þ   Sistem Penjualan dan Pemasaran

Sistem yang dapat membantu perusahaan dalam mengidentifikasi pelanggan, mengembangkan produk dan layanan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan, mempromosikan produk dan layanan, menjualnya dan menyediakan dukungan bagi pelanggan.

CONTOH
Sistem	Deskripsi	Level Organisasi
Proses pemesanan	Menginput, memproses dan mencatat pesanan	Operasional
Analisis Pasar	Mengidentifikasi pelanggan dan pasar menggunakan data demografi, pasar, perilaku pelanggan, dan trend	Knowledge
analisis harga	Menentukan harga produk dan layanan	Manajemen

Þ   Sistem Sumber Daya Manusia

Sistem yang menjaga data karyawan, keahlian masing-masing karyawan, performa kerja dan mengadakan pelatihan serta membantu perencanaan kompensasi dan pengembangan karir karyawan.

CONTOH
Sistem	Deskripsi	Level Organisasi
Pelatihan dan pengembangan	Mengadakan kegiatan pelatihan untuk mengembangkan keahlian dan performa karyawan	Operasional
Penjenjangan karier	Merancang jenjang karier bagi karyawan	Knowledge
Analisis kompensasi	Mengawasi jangkauan dan pendistribusian upah, gaji dan bonus	Manajemen
Perencanaan SDM	Merencanakan kebutuhan tenaga kerja jangka panjang	stratejik

Evolusi CBIS (Sistem Informasi Berbasis Komputer)

F o k u s   A w a l   P a d a   D a t a 

Awalnya, penggunaan komputer pada dunia bisnis terfokus pada data. Kemudian muncul penekanan pada informasi dan pendukung keputusan. Perusahaan-perusahaan pada umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajernya. Sehingga dulu komputer generasi pertama digunakan untuk hal yang terbatas pada aplikasi akuntansi. Nama yang diberikan untuk aplikasi awal ini adalah Electronic Data Processing (EDP)/ Sistem Informasi Akuntansi (SIA).

F o k u s   B a r u   P a d a   I n f o r m a s i

Perkembangan komputer yang cepat, memungkinkan daya pemrosesan yang lebih banyak pula. Peran manajemen dirasakan sangat besar. Data yang semula menjadi fokus pada Sistem Informasi kini beralih pada Informasi yang merupakan hasil dari pengolahan data. Hal ini mengarah pada konsep Sistem Informasi Manajemen (SIM), yang dapat menyediakan informasi pemecahan masalah bagi sekelompok manajer.

 F o k u s   R e v i s i   P a d a   P e n d u k  u n g   K e p u t u s a n

Lebih khusus dari SIM, Sistem Penunjang Keputusan (SPK)/ Decision Support System (DSS) dimaksudkan untuk mendukung penyediaan informasi pemecahan masalah tertentu khusus ntuk seorang manajer.

F o k u s   S e k a r a n g   P a d a   K o m u n i k a s i

Pada saat DSS berkembang, perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer yang lain yakni Office Automation (OA)/ Otomatisasi Perkantoran. OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja lain melalui peralatan elektronik seperti fasilitas internet, telekomunikasi (teleconference).

F o k u s   P o t e n s i a l   P a d a   K o n s u l t a s i

Saat ini, sedang berkembang suatu sistem komputer yang merupakan adaptasi dari penalaran  logis manusia yang diberi istilah AI (Artificial Intelligence). Bagian khusus dari AI yakni Sistem Pakar (Expert System), kini mendapat perhatian paling banyak. Sistem Pakar merupakan Sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu bidang.

Misalnya, sistem pakar dapat membantu seorang manajer sama seperti yang dilakukan seorang konsultan manajemen.

Bidang Ilmu yang Berhubungan dengan SIM, di antaranya :

1.    Ilmu Komputer

2.   Akuntansi & Manajemen

3.   Ilmu Keorganisasian

4.   Matematika

5.    Riset Operasional